O correio electrónico como ferramenta de comunicação e o seu impacto no desempenho global das organizações

Abstract

O correio electrónico é uma das mais importantes aplicações utilizadas na dinâmica das organizações, pois tem um potencial elevado de transformar a forma como as mesmas e os seus processos de negociação funcionam, podendo agilizar processos e transacções, facilitar a troca de informação, bem como aumentar a qualidade, a rapidez e a produtividade dos seus colaboradores e estreitar as relações com clientes, fornecedores, colaboradores e parceiros. Este trabalho apresenta uma análise crítica à forma como o correio electrónico é utilizado nas organizações e expressa as opiniões dos seus utilizadores. A componente da fundamentação teórica começa por abordar as tecnologias de trabalho corporativo e a sua evolução, dando ênfase ao ser humano como principal elemento da cadeia produtiva. Retrata a forma como a evolução tecnológica propiciou a difusão da comunicação à distância e a importância da comunicação organizacional através de meios electrónicos; descreve a origem, natureza e funcionamento do correio electrónico e aborda os aspectos relacionados com a sua utilização e gestão: comportamentos problemáticos e uso indevido; regras de boa conduta e moral; políticas ou normas de utilização do correio electrónico e aspectos éticos e legais que tangenciam o tema abordado. Na componente de investigação empírica, foi construído um questionário online direccionado à população activa que utiliza, no desempenho das suas funções profissionais, o correio electrónico, fornecido pela entidade empregadora. As principais conclusões da dissertação revelam que o correio electrónico contribui para o aumento da produtividade pessoal e para a qualidade de trabalho prestado por cada colaborador. O facto do correio electrónico permitir contactar com um maior número de pessoas é apontado como sendo uma oportunidade e como principal ameaça o facto de ser um meio de propagação de vírus informáticos. Não foram detectadas ilegalidades, no uso desta ferramenta corporativa, para a quase totalidade da amostra, e os resultados evidenciam que as organizações definem normas de utilização para o correio electrónico. - ABSTYRACT: Electronic mail is one of the major applications used within the organisational environment because of its high potential to change the whole operational structure of an organisation. Above all, it allows the speeding up of negotiation processes and other transactions, easier information exchange, improved efficiency of collaborators and closer relationships with customers, suppliers, stakeholders and partners. This study consists of a critical analysis on the way electronic mail is used in organizations based on the opinions of several users. Theoretical reasoning starts by focusing on corporate work technologies and its evolution placing the emphasis on the human being as the key element of productive chain. It focuses on how technological evolution facilitated the dissemination of distance communication, the significance of using electronic media for organizational communication purposes and the origin, nature and operation of electronic mail as well as aspects related with its use and management such as: incorrect behaviours and undue use; code of conduct and good practice; policies and regulations associated with the use of electronic mail and related ethical and legal issues. As for the empirical research component, an online questionnaire has been created to collect the opinion of active population using, in the exercise of their professional duties, an electronic mail provided by the employing organization. The research conclusions reveal that electronic mail contributes to increase personal productivity and the quality of the work provided by each collaborator. Whereas the possibility of being able to contact more people is viewed as an advantage and the propagation of viruses is considered its main threat. No illegalities have been detected in the use of this corporate tool, for almost all the sample, and the results show that organizations define regulations for the use of electronic mail.